As operações de importação e exportação de mercadorias envolvem uma série de documentos essenciais, alguns bastante conhecidos e outros menos populares, mas todos de extrema importância para o bom andamento dos negócios internacionais.
Vamos explorar neste texto os principais documentos que fazem parte do processo de Comércio Exterior:
Proforma Invoice
Considere a Proforma Invoice como uma versão preliminar da fatura comercial, que fornece detalhes fundamentais sobre a transação internacional antes do embarque da mercadoria. Além disso, o exportador emite esse documento para formalizar a proposta de venda. Ele apresenta informações detalhadas sobre os produtos e as condições comerciais, assim como preços, condições de pagamento e prazos de entrega.
Embora a Proforma Invoice não tenha validade contábil ou tributária, ela serve como um compromisso inicial entre as partes envolvidas na negociação.
Commercial Invoice
A Commercial Invoice, ou Fatura Comercial, é o documento que tem a finalidade de representar e regulamentar a operação de compra e venda realizada entre o importador e o exportador. Ademais, é um documento de natureza contratual, que o exportador deve emitir ao menos em 3 (três) vias originais, na língua inglesa ou no idioma do importador, com todas as vias assinadas pelo exportador.
Vale destacar que a fatura comercial é um dos principais documentos que instrui o despacho aduaneiro de importação. Além disso, ela é utilizada também como base para outros documentos do comércio exterior, como o Packing List e o Conhecimento de Embarque.Nela deve constar todos os dados constantes no Art. 551 do Regulamento Aduaneiro (RA) – Decreto nº RA 6.759/2009.
Packing List
O Packing List, também conhecido como Romaneio de Carga, contém informações detalhadas sobre como as mercadorias foram embaladas para o transporte. Ele descreve a quantidade, o tipo de embalagem e o conteúdo de cada pacote ou contêiner. Dessa forma, garante que a carga esteja organizada de maneira correta e que todas as partes envolvidas na transação possam verificar o conteúdo da carga.
Além disso, as autoridades aduaneiras exigem esse documento para facilitar a inspeção das mercadorias e garantir que o que está sendo transportado corresponda ao que foi declarado na Commercial Invoice (Fatura Comercial).
O documento inclui as seguintes informações: descrição do produto, quantidades, dimensões, peso líquido de cada item, peso total bruto e líquido. Especificam-se também a quantidade e o tipo de volumes utilizados (container, caixa de madeira, caixa de papelão, entre outros), assim como a marcação de cada volume e a disposição dos itens dentro dos volumes.
Conhecimento de embarque
O transportador emite o Conhecimento de Embarque, que cumpre várias funções no transporte de mercadorias. Primeiramente, ele serve como um contrato entre o embarcador e a transportadora, contendo termos e cláusulas que identificam as responsabilidades e obrigações de cada uma das partes envolvidas na operação.
Além disso, ele registra o embarque da mercadoria na origem, descrevendo a operação de transporte. Dessa forma, ampara a mercadoria, formaliza a contratação do transporte e, ainda, serve como título de propriedade.
No transporte marítimo, ele é chamado de Bill of Lading (B/L), podendo ser negociável ou não negociável. Já no aéreo recebe o nome de AirWaibill (AWB), enquanto que no rodoviário é chamado de Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas (CTRC).
Entre as informações contidas no Conhecimento de Embarque, estão:
- Os dados do embarcador e do consignatário;
- A descrição detalhada da mercadoria incluindo quantidade, NCM, peso, volume, tipo de embalagem;
- Informações sobre o transporte, considerando modalidade, dados do veículo transportador, portos/aeroportos de embarque e desembarque;
- Condições de frete (pré-pago ou a pagar) bem como os valores envolvidos e instruções especiais relevantes para o transporte da carga;
- Data de emissão e assinatura.
Declaração Aduaneira (DI/DUIMP/DU-E)
A declaração aduaneira é um documento eletrônico que formaliza a entrada ou a saída das mercadorias do país, permitindo que a Receita Federal monitore o fluxo de mercadorias, além de assegurar o cumprimento das obrigações tributárias e aduaneiras.
O registro da Declaração Aduaneira é o que dá início ao processo de despacho aduaneiro, comunicando à Receita Federal as mercadorias que estão sendo importadas ou exportadas.
Na importação há o registro da Declaração de Importação (DI) no Siscomex (Sistema Integrado de Comércio Exterior) ou da Declaração Única de Importação (DUIMP), no Pucomex (Portal Único de Comércio Exterior), utilizada no Novo Processo de Importação (NPI). Já na exportação há o registro da Declaração Única de Exportação (DU-E), também no Pucomex.
Documentos complementares
No comércio internacional, além dos documentos principais já comentados acima, você precisará apresentar diferentes documentos adicionais, conforme a natureza do produto e os requisitos específicos de órgãos anuentes.
A seguir, estão alguns dos documentos adicionais mais comuns no comércio internacional:
Licença de importação
Ela autoriza a entrada de determinados produtos no país que estão sujeitas a regulamentações específicas, como produtos farmacêuticos, químicos, alimentos e produtos que possam ter impacto na saúde, segurança ou meio ambiente.
O licenciamento pode ser automático, ou seja, o deferimento da LI deve ocorrer depois do embarque da mercadoria na origem, mas antes do despacho aduaneiro, e não automático, quando o deferimento deve ocorrer antes do embarque da carga na origem.
Certificado de Origem
É um documento que comprova a origem das mercadorias. Ele é necessário para que o importador possa se beneficiar de tarifas reduzidas ou isenções nas alíquotas do Imposto de Importação (II), com base em acordos comerciais entre os países.
Autoridades competentes, como a Câmara de Comércio ou entidades governamentais, emitem esse certificado, que garante que as mercadorias atendem aos requisitos de origem estabelecidos nos acordos comerciais internacionais.
Certificados sanitários/fitossanitários ou de Conformidade
São documentos que garantem que as mercadorias, como alimentos, produtos agrícolas ou animais, atendam às normas de saúde e segurança do país de destino.
Exigem o certificado sanitário para produtos de origem animal, enquanto o fitossanitário é necessário para produtos de origem vegetal.
Já o certificado de conformidade atesta que os produtos atendem às normas técnicas de qualidade e segurança exigidas no país importador, sendo comum para produtos industriais, eletrônicos, brinquedos, entre outros.
Quais são os impactos gerados na apresentação de documentos incorretos ou incompletos?
A apresentação de documentos incorretos ou incompletos no comércio exterior pode causar diversos problemas, como atrasos na liberação das mercadorias, além de multas e penalidades pelas autoridades aduaneiras.
Tais erros podem comprometer o fluxo de caixa da empresa, bem como as relações comerciais com os clientes finais, levando a cancelamentos de pedidos e danos à reputação. Portanto, garantir a documentação correta é primordial para evitar esses impactos.
Como garantir a conformidade nos documentos?
Para garantir a conformidade nos documentos de comércio exterior, é essencial conhecer as regulamentações aduaneiras, investir em treinamento da equipe e utilizar sistemas de gestão especializados.
Também é importante consultar profissionais especializados, como despachantes aduaneiros, e revisar os documentos minuciosamente antes de embarcar as mercadorias.
É importante também certificar-se de obter todos os certificados e licenças necessários e manter uma comunicação clara com todos os envolvidos na operação.
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